Conciliação de Cartão de Crédito, Débito e Vouchers, admirável mundo novo!

Quem recebe pagamentos com cartão de crédito se depara com um dilema frequentemente: sabe da importância de receber um pagamento, por outro lado ele sabe o quanto é difícil perver realmente o que vai cair na sua conta depois de 30. É preciso entender os motivos e que essas dificuldades podem ser atribuídas a muitos fatores, sendo alguns deles relativos ao próprio ambiente.

Ciclos de Processamento: 

Você faz uma venda à vista, outra em 3 vezes e outra em 5 parcelas no mesmo dia. Nos próximos ciclos de 30 dias cairão valores diferentes mensalmente, referentes às suas vendas feitas hoje. Combinado com as vendas que você efetuará em trinta, sessenta e noventa dias, que acabarão coincidindo datas, torna praticamente impossível saber quanto o seu comércio receberá, mês a mês.

Ciclo de Captura

Ciclo de captura é diferente da data da venda: de forma prática, a data de captura é a data que determina o dia do pagamento, sendo o que o pagamento do adquirente será feito 30 dias após a captura. Por exemplo, digamos que a sua loja fica aberta até meia noite e você efetue vendas depois das 21h. Logo, sua venda foi concluída e autorizada hoje, porém, só será capturada amanhã.

Além das situações do próprio ambiente, existem mais duas camadas de falhas que impactam no recebimento: erros técnicos e fraudes.

Erros

Podem ocorrer erros de captura: embora não sejam comuns. Esses erros também são chamados de “Erros de Sonda”, podem ocorrer quando o adquirente “perde” uma transação autorizada. Ou seja, ele simplesmente não consegue saber de quem é a transação, quem ele deve cobrar etc. O resultado é que a loja faz a transação, recebe a confirmação e o cliente pensa que autorizou o pagamento, e que será cobrado na próxima fatura, mas essa operação “morre” aí: ninguém é realmente cobrado e nem receberá por ela.

Cadastro de taxa de cartão errada: 

Você recebe um contrato, junto com as maquinetas para processar pagamentos. Entretanto, apesar do contrato determinar que a taxa para transações à vista é de 2,5%, a maquineta está cadastrada como 3%. Será que, sem controle, você conseguiria identificar esse tipo de erro? E se a mesma dificuldade ocorresse nas vendas parceladas? Como proceder?

Evidentemente, não podemos esquecer-nos das fraudes humanas, como as que ocorrem na boca do caixa, trocas da maquininha de cartão por quadrilhas especializadas, etc. Por esses e outros motivos, o processo de conciliação no mundo todo sempre foi um item que demorou a ser realmente solucionado.

Se fosse possível desenhar um gráfico com as etapas do processo de conciliar um pagamento que você recebeu por cartão de crédito, independente se você é um e-commerce ou uma padaria, ele teria mais ou menos essa cara.

Agora, como podemos resolver o tema do controle de vendas por cartões?
Para entendermos, visando controlar esses pagamentos, o adquirente consegue alimentar um e-commerce com basicamente duas informações importantes:

Extrato de vendas:

Através dele você saberá se tudo o que foi vendido no dia anterior foi processado corretamente, se está dentro dos % acordados por contrato, parcelas etc.

Extrato de pagamento/financeiro – esse demonstrará cada processo de venda que está sendo pago em um determinado dia, indicando valores líquidos e possíveis problemas como charge-backs, etc.

Se você opera um e-commerce/loja com até 500 vendas por mês, você consegue controlar de forma “braçal”, com o apoio do portal do seu adquirente. Mas se você opera empresas com mais transações, seu problema cresce exponencialmente, impossibilitando o controle manual. Veja esse exemplo:

Imagine que você tem uma loja com 3 mil vendas/mês e seu parcelamento médio é de quatro pagamentos. Essa situação, e aqui entra a importância da conciliação, gerará 15.000 momentos de conciliação novos ao final de cada mês, são eles:

  • 3.000 vendas – auditoria de captura – saber se tudo o que você entendeu que mandou para o adquirente foi realmente capturado;
  • E as mesmas 3.000 transações que serão pagas nos quatro próximos meses, ou, outros 12.000 momentos de conciliação.

Com seu sistema de controle de cartões, vou saber quanto dinheiro a Cielo/Redecard “tira” da minha empresa mensalmente?

A visão de quem opera muitas transações mensais é que há algo escondido na dificuldade de controlar as transações de cartão de crédito, débito e vouchers, que alguém está ganhando dinheiro indevidamente, etc.

A resposta para essas dúvidas é que os erros sim existem. Os erros podem impactar algo perto dos 3% do seu faturamento. Para evitar perdas desse tipo e obter maior controle na gestão, recomendamos a utilização de uma plataforma de conciliação de recebíveis de cartões.

O que é possível controlar com uma conciliação de cartões?

  • Todos processos relativos ao adquirente – taxas, prazos, parcelas etc.
  • Processamentos de pagamento, identificando falhas na implantação de um gateway, configuração de POS etc.
  • Fraudes internas, mau uso das ferramentas de cobrança, erros de procedimento etc.
  • Processos relativos a cada pagamento/venda – charge-back, estornos, substituição de método de pagamentos etc.
  • Controles financeiros, como os de antecipação de recebíveis.

Se o cartão de crédito representa uma parte importante dos recebimentos de sua empresa, ter uma ferramenta de conciliação de cartõeso ao seu lado pode ser a diferença entre o sossego ou a cabeça quente.

Informações do Post baseado no artigo de Daniel Bento / Ecommerce News.

Gostou dessas dicas? Quer saber mais sobre como controlar as suas vendas com cartões de crédito, débito e vouchers? Dá uma olhada nesse artigo aqui: Confira 4 benefícios da conciliação de recebíveis

Mas se quer saber como você vai deixar de perder dinheiro você tem que saber como o Evencard pode solucionar o a sua conciliação de cartões e acabar com as perdas por falta de controle, dá uma olhada no nosso site aqui.