Como fazer Conciliação de Cartões

Conciliação de cartões tem se tornado um dos processos mais valiosos nos dias atuais, ainda mais porque o uso de meios de pagamento alternativos têm ganhado força no varejo.

As compras com cartões de crédito, débito e vouchers movimentaram R$ 461 bilhões no terceiro trimestre de 2019, um crescimento de 18% em comparação com igual período do ano anterior (Dados da Abec).

Quem quer continuar crescendo, precisa se preocupar com a correta conferência das vendas realizadas via cartão de crédito e débito, sob pena de perder dinheiro ou não conseguir se planejar seu crescimento da melhor maneira possível.

Isso se chama Conciliação de Cartões, e você deve dominar essa prática, que nada mais é que fazer a correta conferência das vendas realizadas via cartões de crédito, débito e voucher (vales alimentação, vales refeição).

Preparamos um guia para que você possa aprender tudo e se tornar um especialista no assunto.

Abaixo tem um pequeno índice:

O que é a Conciliação de Cartões?

A conciliação de cartões é a conferencia e validação das informações e transações realizadas com as maquininhas de cartões (cartões de crédito, cartões de débito, vouchers).

Na conciliação de cartões, o controle possui várias etapas. Processo das transações de vendas e das transações de recebimento destas vendas.

Qaundo você confere todas as transações você fica assegurado que todos esses dados de controle de cartões estão confiáveis e você não está perdendo dinheiro. Isso deixa seu fluxo de caixa em dia. Uma fonte de informação valiosíssima, um diferencial estratégico.

Além disso, você se protege de problemas em taxas, despesas e em fraudes que podem ocorrer na sua empresa.

Por isso fazer a conciliação de cartões é ser essencial para o seu negócio crescer.

Benefícios da conciliação de cartões para os negócios?

É importante entender quais são as principais vantagens e benefícios da conciliação de cartões, pois isso vai ajudar em várias áreas da empresa como o financeiro e vendas.

  • Verificar se as taxas que você negociou com as adquirentes estão sendo cumpridas;
  • Evitar fraudes no seu negócio;
  • Mostrar quantos cancelamentos de vendas aconteceram e por que eles aconteceram;
  • Ter controle sobre a antecipação de recebíveis;
  • Verificar se os valores que as operadoras repassaram realmente estão corretos;
  • Checar em quantos cancelamentos de vendas você será ressarcido;
  • Verificar contas que foram invalidadas;
  • Saber a projeção das suas vendas (recebimentos futuros).
  • Centralização das informações.

Consegue ver os benefícios de ter uma boa conciliação de cartões? Incrível não é mesmo?

1- Tenha uma planilha ou sistema automático de controle

Podemos realizar a conciliação de cartões utilizando uma planilha, na qual você poderá organizar as informações das suas vendas, mas para isso lembre-se que terá que guardar e inserir os dados de todos as filipetas. Esse processo pode ocasionar demora, sem falar da possibilidade de erros Ainda mais em um processo manual, um preenchimento errado vai invalidar as informações.

Em síntese, conciliação de cartões nada mais é do que armazenar, organinzar e cruzar as movimentações financeiras.

Já a conciliação de cartões automática possibilita uma análise completa, rápida e prática de todas as vendas com cartão, sendo mais rápida e eficaz do que o controle financeiro manual.

Isso sem falar da produtividade de uma forma geral cresce e, imediatamente, com isso você poderá focar em outras áreas do seu negócio.

2- Faça o acompanhamento de taxas

Taxas cobradas de maneira erradas por parte das operadoras são um dos grandes vilões das vendas com cartão.

Muitos varejistas não controlam essas taxas das transações, e essa é uma das partes mais importantes da conciliação de cartões.

Essas taxas tem influência no preço do produto e no fluxo de caixa, e, pode ter certeza de que isso acontece mais do que você possa imaginar.

Cada vez fica mais claro a importancia da conciliação de cartões não é mesmo? Ainda mais com todas essas nuances.

3- Arquivo dos comprovantes das transações, as filipetas

Filipetas são os comprovantes de vendas que as maquininhas de cartão emitem e sem elas a conciliação de cartões fica impossível.

Qualquer erro ou falha que possa acontecer por parte das operadoras posteriormente pode ser comprovada com esses documentos.

4- Controle os extratos bancários

Né necessário juntar todos os extratos da maquininha de cartão, além de ter que verificar sempre se saldo inicial e final do controle interno bate com o extrato bancário. 

Com isso, é possível verificar se todos os pagamentos foram mesmo depositados na conta conforme esperado. Afinal, isso vai evitar uma surpresa negativa e tornar mais efetica a sua conciliação de cartões.

5- Faça o controle financeiro pelo menos uma vez por semana

Toda semana. É imprescindível fazer o controle financeiro semanalmente para solucionar de forma rápida possíveis divergências.

O acompanhamento constante do fluxo de transações permite a diminuição das perdas financeiras, ou seja, mais um benefício da conciliação de cartões.

6- Fique de olho nos recebíveis

Para ter uma melhor visualização do faturamento, recebimentos, cancelamentos e antecipações é preciso realizar o cruzamento das vendas realizadas.

 Esse método permite acompanhar as taxas cobradas pelas operadoras com precisão, bem como possibilitando ao lojista uma visão clara de todas as entradas e saídas de caixa, premissa básica na conciliação de cartões.

7- Informações centralizadas

Com o sistema de conciliação de cartões, definitivamente, é possível consolidar dados, reunindo informações de vendas realizadas, precisão de recebimento e recebimentos, ocorridos de diferentes operadoras de cartão e de diversos períodos, em um mesmo lugar. 

Integração com os sistemas PDV ou ERP com a conciliação de cartões

Um negócio com muitas vendas de cartão ainda tem problemas em integrar um sistema conciliador de cartões com seu PDV/ERP. Uma das maiores dificuldades enfrentadas pelos varejistas relacionada ao ERP/PDV, é justamente a conciliação e integração das informações de vendas com os cartões de crédito, débito e vouchers no sistema de gestão da empresa.

Mas este tipo de integração é possível e isso traz maior segurança e rapidez para a sua empresa, além de evitar um grande trabalho manual da equipe do financeiro para fazer o fechamento das vendas.